El Banco de Archivos Digitales de Artes en Colombia (BADAC) es un repositorio temático multimedia que se encarga de la recepción de fondos, en su mayoría artísticos, para su respectiva conservación y divulgación. A través de esta entidad es posible crear un patrimonio cultural con la finalidad fomentar diálogos constantes entre lo que aparenta ser inerte y el dinamismo de la sociedad actual.
La intención de esta entrada va más allá de ser una invitación latente para que visiten nuestros archivos, pues queremos que sean partícipes tácitos de nuestro trabajo, y conozcan el paso a paso que hay detrás al momento de recibir un fondo: recepción, clasificación, ordenación y descripción.
Para llevar acabo esta labor, tomaremos como ejemplo el fondo de María Mercedes Carranza (1945 -2003), una poeta y periodista colombiana que, con la ayuda del BADAC, hoy tiene una huella indeleble en nuestro patrimonio cultural.
1. Recepción
Este primer paso sucede cuando un productor o responsable se pone en contacto con algún docente de la Universidad de Los Andes, o directamente con el BADAC, con el fin de donar el patrimonio que tiene en su poder. Es importante hacer énfasis en el término “donación” ya que esta Institución no realiza compras de ningún tipo. En lo que respecta al caso puntual de María Mercedes Carranza, Melibea Garavito Carranza estableció comunicación con Jerónimo Pizarro con el fin de depositar los fondos de la escritora en nuestros archivos.
La llegada de un fondo a la Universidad es sumamente enriquecedora, pues los profesores aprovechan esta oportunidad para abrir semilleros y permitir a los estudiantes que se involucren en esta labor de preservación cultural, mientras el BADAC se encarga de la parte organizacional y descriptiva.
2. Clasificación
Una vez el puente está establecido con el donante, es imperativo respetar el Principio de Procedencia del fondo, tal como lo establece la teoría archivística. Luego de asegurarnos de llevar esta acción acabo de una manera efectiva, se hace un inventario de entrega (el dueño del archivo puede estar presente si así lo desea) en donde se identifican los tipos de documentos que entran, con el fin de conocer el material de trabajo y la estimación de tiempo que va a emplear este proyecto.
Como dato curioso, al momento de estar clasificando los más de seis mil documentos que tiene el fondo de María Mercedes Carranza, se encontró una sombrilla de porcelana que pertenecía a la escritora, y por decisión del coloquio, este objeto no fue tenido en cuenta para la elaboración del archivo debido a sus condiciones físicas.
3. Ordenación
Cada fondo es como un universo y esto nos lleva a pensar que es factible perderse en él; por este motivo el cuarto paso es fundamental para su desarrollo en el BADAC. En este punto hay que tener en cuenta el flujo invariable presente en la Institución, pues la llegada de nuevos fondos nos obliga a reorganizar nuestro plan de trabajo y las horas laborales personales.
De igual forma que sucede con el Principio de Procedencia, la teoría archivística nos ordena que previos a iniciar esta cuarta fase nos debemos regir por el Principio de Orden Original, de tal manera que podamos mantener un orden que nos permita establecer una estructura clara a lo largo del trabajo de archivo.
En lo que respecta el fondo de María Mercedes Carranza, los documentos llegaron al BADAC en mal estado, algunos documentos presentaban hongos y mucha presencia de polvo. Por este motivo, se efectuó una limpieza individual a cada documento previo a su organización en cajas.
4. Descripción
En lo que respecta a la fase previa a la publicación, de la mano de los practicantes cada documento es revisado y descrito en una base de datos en Excel con el fin de tener control de los documentos totales del fondo. Este último paso permite una mayor facilidad al momento de publicarlo directamente en la página web y de esta manera tener la versión más pulida posible.
El paso final, y al que se busca llegar con María Mercedes Carranza, y con la totalidad de los fondos en nuestro dominio, es satisfacer al público con nuestra publicación de archivo.
De manera somera estos son lo cuatro pasos fundamentales que se deben conocer al momento de trabajar un archivo, y así mismo, a lo largo del texto algunos términos imprescindibles han sido puestos en negrilla para ser explicados a continuación, a manera de un breve glosario:
- Productor o responsable: Persona o institución que está a cargo de un grupo de documentos que conforman un fondo.
- Principio de Procedencia: Principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
- Principio de Orden Original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Imagen destacada
Fotografía de un retrato de María Mercedes Carranza. Fuente: Catálogo razonado María Mercedes Carranza, BADAC.